De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Bij het verlenen van onze diensten verwerken wij uw persoonsgegevens. Door de AVG heeft u meer te zeggen over uw privacy. U mag uw gegevens bekijken, corrigeren, laten wissen of laten doorsturen. Kock & van Dijk / Loopbaan-adviesbureau Hannie Vervoort is verantwoordelijk voor de persoonlijke gegevens, die wij van u verwerken.
Wat betekent dit voor u als klant of opdrachtgever?
- Er worden alleen de persoonlijke gegevens verwerkt, die wij nodig hebben om ons werk goed te kunnen doen.
- Uw persoonlijke gegevens worden beveiligd en we doen er alles aan om misbruik te voorkomen.
- We houden ons aan procedures rond bewaartermijnen en beveiliging. Dit is beschreven in onze privacy verklaring.
- Is er, ondanks onze zorgvuldige procedure, toch een risico dat uw gegevens gelekt zijn, dan laten wij u dat direct weten.
Privacyverklaring
Om u te informeren hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan hebben wij deze privacyverklaring opgesteld. Deze verklaring is van toepassing op verwerking van alle persoonsgegevens, die aan beide bureaus op welke wijze dan ook zijn verstrekt. Lees hieronder de privacyverklaring van Kock & van Dijk en Loopbaan-adviesbureau Hannie Vervoort.
Deze privacyverklaring is opgesteld om u te informeren hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan. De verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die, op welke wijze dan ook, aan ons zijn verstrekt.
- Contactgegevens
Kock & van Dijk
KvK nummer 17118791, vestigingsadres Mouterij 7 5482 LZ Schijndel
013-5445684, info@kockenvandijk.nl
Gegevensverantwoordelijke/verwerker: Y. Vermeer
Loopbaan-adviesbureau Hannie Vervoort
KvK nummer 17118791, vestigingsadres Mouterij 7 5482 LZ Schijndel
0492-565603, info@loopbaanadvies.nu
Gegevensverantwoordelijke/verwerker: Y. Vermeer
- Het gebruik van persoonsgegevens door beide bureaus
U verstrekt ons zelf de persoonsgegevens door middel van e-mail, telefoon en in de dienstverlening. Tevens kunnen persoonsgegevens worden verstrekt door derden, bijvoorbeeld als de opdrachtgever een (potentiële) werkgever is.
De afspraken zijn vastgelegd in een overeenkomst, waarin tevens een geheimhoudingsverklaring is opgenomen ten aanzien van het omgaan met persoonsgegevens. Alleen die persoonsgegevens die we nodig hebben om ons werk te kunnen doen, worden verwerkt. Alleen de gegevensverantwoordelijke heeft intern toegang tot de gegevens bij beide bureaus.
- Persoonsgegevens
Beide bureaus verwerken de volgende categorieën van persoonsgegevens. De grondslag is de uitvoering van een overeenkomst of de voorbereidingen om tot een overeenkomst te komen in het kader van de uitoefening van de dienstverlening.
- NAW gegevens
- Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummers
- Geboortedatum
- Geslacht
- CV
- Rapportages, advies- en testverslagen
- Inhoud van de communicatie
- Contactgegevens van een derde, de opdrachtgever, indien van toepassing
- Bijzondere persoonsgegevens
Wij verwerken bijzondere persoonsgegevens, zoals psychodiagnostische resultaten, om een goed en onderbouwd advies te kunnen geven. De gegevens blijven vertrouwelijk tussen cliënt (en ouders indien van toepassing) en de dienstverlener. Indien een derde persoon de opdrachtgever is, worden pas en alleen gegevens verstrekt, na schriftelijke toestemming van de cliënt. Wij volgen, ook hierin, de gedragscode van de beroepsverenigingen NOLOC en het Register BKA, waarbij onze gegevensverantwoordelijke is aangesloten.
Andere bijzondere persoonsgegevens die kunnen worden verwerkt in het kader van een wettelijke verplichting, zijn bijvoorbeeld: Burgerservicenummer, pasfoto (op CV), functionele mogelijkheden en belastbaarheid, ziekmelding(en), gegevens uit een eerder plan van aanpak. Beide bureaus verwerken deze bijzondere persoonsgegevens alleen, als wij hiervoor uw uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen.
- Doeleinden
Wij verwerken deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:
- Het komen tot een overeenkomst met cliënten en opdrachtgevers, zodat zij gebruik kunnen maken van onze dienstverlening
- Het kunnen onderhouden van contact met cliënten en opdrachtgevers
- Het correct kunnen inschrijven van cliënten en opdrachtgevers
- Het bieden van een goede en efficiënte dienstverlening. Het bieden van begeleiding op maat bij werk-gerelateerde diensten, zoals loopbaanadvies, loopbaanbegeleiding, coaching, outplacement, assessment en testafname
- Het kunnen deelnemen aan testen door cliënten en het kunnen genereren van resultaten
- Het beheren van bestanden van cliënten en opdrachtgevers
- Het verrichten van administratieve handelingen zoals het plannen van afspraken
- De begeleiding van uitkeringsgerechtigden in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid
- Rapporteren en analyseren van testresultaten om een gedegen advies te kunnen geven en een plan van aanpak te kunnen maken
- Het uitvoeren van een financiële administratie, waaronder facturering
- Innen van facturen en het nemen van incassomaatregelen
- Het nakomen van wettelijke verplichtingen
- Het kunnen voeren van geschillen
- Grondslagen
Wij verwerken de persoonsgegevens om uitvoering te geven aan de overeenkomst met u dan wel met de opdrachtgever en te kunnen voldoen aan de geldende wettelijke verplichtingen. Tevens verwerken wij persoonsgegevens, omdat beide bureaus hierbij gerechtvaardigde belangen hebben. Deze gerechtvaardigde belangen zijn:
- Het op zo efficiënt mogelijke wijze uitvoeren van onze dienstverlening
- De bescherming van onze financiële belangen en het voldoen aan wettelijke verplichtingen
- Het verbeteren van onze dienstverlening
- De verantwoording over de kwaliteit van geleverde diensten
- De beveiliging en het beheer van systemen
- De uitvoering van een overeenkomst waarin u belanghebbende of opdrachtgever bent
Indien persoonsgegevens worden verwerkt op grond van toestemming, zal dat afzonderlijk worden gevraagd.
- Verstrekking aan derden
In het kader van de dienstverlening kunnen wij persoonsgegevens uitwisselen met derden. In de hiervoor genoemde doeleinden kunnen wij gebruik maken van de dienstverlening van derden, zoals testuitgevers of ingeschakelde ZZP-ers. In het kader daarvan worden aan deze derden persoonsgegevens verstrekt. Deze derden mogen persoonsgegevens slechts verwerken voor de voornoemde doeleinden.
Tot slot kunnen uw persoonsgegevens aan derden worden verstrekt, wanneer voldaan moet worden aan een wettelijke verplichting.
- Bewaartermijnen persoonsgegevens
Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan noodzakelijk voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn vernoemd. Dit betekent dat uw gegevens (digital of op papier) bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken. De gegevens op papier worden na het beëindigen van de overeenkomst vernietigd met een papierversnipperaar.
De inhoud van uw digitale dossier bewaren wij 2 jaar, zodat nazorg en service verleend kan worden. Uw NAW gegevens bewaren wij vanuit financiële en fiscale verplichtingen 7 jaar. Voor externe digitale systemen, zoals een testportal van een testuitgever zijn afspraken vastgelegd in een verwerkingsovereenkomst, die met hen is afgesloten.
- Beveiliging van persoonsgegevens
Wij vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens zijn beveiligd tegen onbevoegde toegang. Rapportages en verslagen worden gepseudonimiseerd of geanonimiseerd bewaard, na het eindigen van de overeenkomst. Deze beveiligingsmaatregelen zijn opgenomen in het Verwerkingsregister en maken deel uit van ons privacy-beleid.
- Terugkoppeling
Van de persoonsgegevens, de bevindingen en de gedragsanalyse die wij op grond van de uitvoering van de overeenkomst maken, zoals bij een assessment, een loopbaantraject of een studie- en beroepskeuzeonderzoek, wordt een schriftelijke rapportage gemaakt. Voor een terugkoppeling en advies aan een opdrachtgever, wordt vooraf toestemming aan u gevraagd. Wij zijn daarbij gehouden aan de gedragscode van NOLOC en het Register BKA met betrekking tot uiterste zorgvuldigheid, vertrouwelijkheid en het waarborgen van de onafhankelijke positie van de loopbaanprofessional.
- Uw rechten
U heeft het recht om ons een verzoek te doen tot inzage van uw persoonsgegevens. Indien daarin onjuistheden blijken, kunt u verzoeken uw gegevens aan te passen, aan te vullen, te verwijderen. Indien u niet wenst dat de gegevens na het beëindigen van de overeenkomst worden bewaard, kunt u een verzoek doen tot het wissen van uw gegevens.
Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, laat ons dit dan weten. Mocht u er met ons niet samen uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder privacy, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
- Wijzigingen privacyverklaring
Deze privacyverklaring is aangepast op 24 mei 2018. Deze verklaring heeft uitsluitend betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door de dienstverlener.
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Nieuwe versies worden met u gecommuniceerd.